会議アジェンダ作成テンプレート
このテンプレートは、効率的で成果の出る会議を実現するための、明確なアジェンダ（議題表）を作成するのに役立ちます。事前にアジェンダを共有することで、参加者の準備を促し、目的に沿った会議運営が可能になります。
テンプレートの使い方
- 下記のテンプレートをコピーします。
- 角括弧［］内の情報を、開催する会議の内容に合わせて置き換えます。
- 各議題には時間配分と期待される成果を明記します。
- 完成したプロンプトを生成AIに入力します。
- 生成されたアジェンダを確認し、必要に応じて調整します。
テンプレート
【会議アジェンダ作成支援】
以下の情報をもとに、効率的な会議を実現するためのアジェンダを作成してください。
【会議の基本情報】 ・会議名：[会議名。例：第2四半期営業戦略会議] ・目的：[主な目的。例：Q2の営業戦略を決定し、各担当の行動計画を確認する] ・日時：[日付と時間。例：2023年6月10日（月）10:00-12:00] ・場所：[場所/オンラインツール。例：本社会議室A または Zoom会議] ・所要時間：[予定時間。例：2時間]
【参加者情報】 ・主催者：[名前と役職。例：営業部長 田中一郎] ・必須参加者：[ 名前と役職のリスト。例：各地域営業マネージャー（佐藤、鈴木、高橋）、マーケティング担当（山本）] ・任意参加者：[名前と役職のリスト。例：商品開発担当（伊藤）] ・特別参加者：[ゲストスピーカーなど。例：外部コンサルタント 山田氏（市場動向解説）]
【議題】
[議題1。例：Q1営業結果振り返り（20分）]：[期待される成果/目的。例：要因分析と教訓の共有]
[議題2。例：Q2市場動向と機会分析（30分）]：[期待される成果/目的。例：重点顧客セグメントの決定]
[議題3。例：Q2営業戦略と目標設定（40分）]：[期待される成果/目的。例：地域別・商品別目標の合意]
[議題4。例：行動計画と次のステップ（30分）]：[期待される成果/目的。例：担当者別の具体的アクション確認]
【準備事項】 ・[事前に準備すべき資料。例：各担当者はQ1実績データと予備的なQ2計画を準備] ・[事前に検討すべき事項。例：重点的に取り組むべき顧客セグメントの候補] ・[持参すべきもの。例：前回会議の議事録、顧客リスト]
【形式】 ・時間配分つきアジェンダ ・議題ごとの担当者と目的 ・決定事項/アクションアイテム記録欄
効率的で成果を出せる会議となるよう、明確で実用的なアジェンダを作成してください。議題の順番が論理的になるように配慮し、時間配分も現実的なものにしてください。
テンプレート活用のポイント
- 目 的の明確化：会議の最終的なゴールを具体的に記述することで、AIはそれに沿った議題設定や時間配分を提案しやすくなります。
- 議題ごとの成果設定：各議題で何を決めるのか、何を共有するのかを明確にすると、より生産的なアジェンダになります。
- 参加者の役割：必要であれば、議題ごとに主要な発言者や担当者を指定すると、AIはより具体的なアジェンダを作成できます。
- 時間配分の調整：AIが提案した時間配分が適切でない場合は、「議題2の時間を増やし、議題1の時間を減らしてください」のように具体的に指示して調整できます。
活用例
鈴木さんは、毎週の部門会議が時間オーバーし、かつ決定事項が明確にならないことに悩んでいました。このテンプレートを使って明確なアジェンダを作成し、事前に共有するようにしたところ、参加者の準備が充実し、予定時間内に必要な決定ができるようになりました。「会議が終わったときに何が決まったのかわからない」という不満も減り、チームの生産性が向上しました。
カスタマイズ例
ブレインストーミング会議用
- 目的：新商品のアイデアを自由に出し合う
- 議題：1. 現状の課題共有(15分) 2. 発散フェーズ: アイデア出し(40分) 3. 収束フェーズ: アイデア整理(25分) 4. 次のアクション(10分)
- 準備事項：各自、事前に3つ以上のアイデアを考えてくる
- 形式：発散と収束のフェーズを明確に分ける構成
1on1ミーティング用
- 目的：部下のキャリア開発と課題解決支援
- 参加者：上司（あなた）、部下（山田さん）
- 議題：1. 最近の業務状況共有(10分) 2. キャリア目標の進捗確認(15分) 3. 現在の課題と解決策検討(20分) 4. 次のアクション設定(10分)
- 準備事項：部下は事前に話したいトピックを考えておく
次のセクションでは、議事録テンプレートについて解説します。