議事録テンプレート
このテンプレートは、会議で話し合われた内容を、構造化された形で記録するための議事録作成に役立ちます。重要な決定事項やアクションアイテムを明確に記録し、適切に共有することで、会議の成果を確実に実行に移せます。
テンプレートの使い方
- 下記のテンプレートをコピーします。
- 角括弧［］内の情報を、実際の会議内容に合わせて置き換えます。
- 会議中のメモや録音の文字起こしデータを【メモ/文字起こし内容】に貼り付けます。
- 完成したプロンプトを生成AIに入力します。
- 生成された議事録を確認し、事実と異なる点やニュアンスの違いがあれば修正します。
テンプレート
【議事録作成支援】
以下の会議メモや音声文字起こしから、構造化された議事録を作成してください。
【会議基本情報】 ・会議名：[会議名。例：製品開発進捗会議] ・日時：[日付と時間。例：2023年6月15日 14:00-15:30] ・場所：[場所/オンラインツール。例：開発部会議室] ・記録者：[記録者名。例：品質管理部 山田太郎]
【参加者】 ・出席者：[名前と役職のリスト。例：開発部（田中、佐藤）、マーケティング部（鈴木）、品質管理部（山田）] ・欠席者：[名前と役職のリスト。 例：営業部 高橋（出張のため）]
【メモ/文字起こし内容】 [会議の内容を記載したメモまたは文字起こしデータを貼り付け。例： 田中から開発の進捗状況について報告。現在の完了率は75%で予定通り。 UI部分で一部デザイン変更の提案あり。鈴木から市場調査結果に基づく意見として、シンプルなデザインへの変更が顧客ニーズに合うとの指摘。 佐藤から技術的な実現可能性について説明。2週間の追加作業が必要だが、全体スケジュールには影響なしと報告。 山田から品質テストの準備状況について報告。テスト計画は来週までに完成予定。 デザイン変更については全員の合意を得て、佐藤が修正案を来週月曜日までに提出することになった。 次回会議は6月22日の同時刻に設定。]
【求める議事録形式】
会議概要（100文字程度）
議題ごとの主要ディスカッションポイント
決定事項（明確に箇条書き）
アクションアイテム（担当者と期限を明記）
次回会議予定（日時、場所、主要議題）
重要なポイントを漏らさず、冗長な部分は適切に要約し、明確で実用的な議事録を作成してください。決定事項とアクションアイテムは特に明確に記載してください。誰が何をいつまでに行うのかがわかるように記述してください。
テンプレート活用のポイント
- メモの質：入力するメモや文字起こしデータの質が高いほど、AIが生成する議事録の精度も向上します。会議中は主要な発言者、キーワード、決定事項をメモしておくと良いでしょう。
- 決定事項とアクションアイテムの明確化：「決定事項」と「アクションアイテム」は特に重要です。AIにこれらの項目を強調するように指示すると効果的です。
- 発言者の特定：可能であれば、主要な発言者をメモに含めると、議事録の文脈がより明確になります。
- 人間による最終確認：AIは要約や構造化は得意ですが、微妙なニュアンスや背景を誤解する可能性があります。必ず人間が最終確認と修正を行ってください。
活用例
佐藤さんは毎週の部門会議の議事録作成を担当していましたが、重要ポイントの抽出に時間がかかり、配布も遅れがちでした。このテンプレートを活用し、会議中のメモをもとに生成AIで議事録の下書きを作成するようにしたところ、会議終了後30分以内に議事録を配布できるようになりました。また、決定事項とアクションアイテムが明確になり、フォローアップも容易になりました。
カスタマイズ例
ブレインストーミング会議用
- 求める議事録形式：
- 会議の目的とテーマ
- 主要なアイデアリスト（カテゴリ分け）
- 投票や評価の結果（あれば）
- 今後の進め方と担当者
- 特記事項：アイデアの量と多様性を重視して記録する
経営会議用
- 求める議事録形式：
- エグゼクティブサマリー
- 各議題の審議内容と主要な意見
- 承認された決定事項
- 指示事項と担当役員
- 特記事項：機密保持に留意し、配布範囲を限定する
次のセクションでは、フィードバック作成テンプレートについて解説します。