ビジネスレポート作成テンプレート

このテンプレートは、様々なビジネスレポート（月次報告書、調査報告書、提案書など）の作成に活用できます。AIに基本的な構成と内容の提案を依頼することで、レポート作成の時間を短縮できます。

テンプレートの使い方

1. 下記のテンプレートをコピーします。
2. 角括弧［］内の情報を、実際の内容に置き換えます。
3. 必要に応じて、項目を追加・削除・修正します。
4. 完成したプロンプトを生成AIに入力します。
5. 生成された内容を確認し、必要に応じて追加の指示で調整します。

テンプレート

【ビジネスレポート作成支援】

以下の情報をもとに、プロフェッショナルなビジネスレポートの構成と内容を作成してください。

【レポートの基本情報】
・タイトル：[レポートタイトル。例：2023年第3四半期営業活動報告書]
・目的：[レポートの目的。例：第3四半期の営業実績を報告し、成功要因と課題を明確にする]
・対象読者：[主な読者層。例：営業部門管理職と経営層]
・分量目安：[ページ数/文字数。例：A4サイズ3ページ程度、または2000字程度]

【含めるべき内容】
1. [セクション1のテーマ。例：第3四半期の数値実績サマリー]
2. [セクション2のテーマ。例：主要顧客別の状況分析]
3. [セクション3のテーマ。例：成功事例と課題]

【データ・事実】
・[主要なデータポイント1。例：売上高9,500万円（目標比105%）]
・[主要なデータポイント2。例：新規顧客獲得12社（前年同期比+3社）]
・[主要なデータポイント3。例：商談成約率45%（前年同期比+5ポイント）]

【求める成果物】
・エグゼクティブサマリー
・詳細なレポート構成
・各セクションの要点
・効果的な図表の提案

簡潔で説得力があり、データに基づいた客観的な内容を作成してください。
専門用語は[多く/適度/少なく]使用し、読みやすさを重視してください。

入力例

以下は、実際に使用する際の入力例です：

【ビジネスレポート作成支援】

以下の情報をもとに、プロフェッショナルなビジネスレポートの構成と内容を作成してください。

【レポートの基本情報】
・タイトル：2023年第3四半期 東日本エリア営業活動報告書
・目的：第3四半期の営業実績を報告し、成功要因と課題を明確にして第4四半期の戦略に活かす
・対象読者：営業部門管理職と経営層
・分量目安：A4サイズ3ページ程度

【含めるべき内容】
1. 第3四半期の数値実績サマリー
2. 主要顧客別の状況分析
3. 商品カテゴリ別の販売動向
4. 成功事例と課題
5. 第4四半期に向けた施策提案

【データ・事実】
・売上高9,500万円（目標比105%、前年同期比112%）
・新規顧客獲得12社（目標10社、前年同期比+3社）
・商談成約率45%（前年同期比+5ポイント）
・主力商品Aの売上構成比が前年の35%から42%に上昇
・中小企業向け販売が20%増加、大企業向けは5%減少

【求める成果物】
・エグゼクティブサマリー
・詳細なレポート構成
・各セクションの要点
・効果的な図表の提案

簡潔で説得力があり、データに基づいた客観的な内容を作成してください。
専門用語は適度に使用し、読みやすさを重視してください。

テンプレート活用のポイント

• データポイントは具体的な数値を含める：「売上が増加」ではなく「売上が前年比15%増加」というように、具体的な数値を提供すると、より適切な分析が得られます。

• 比較情報を含める：目標との比較、前年同期との比較、競合との比較など、文脈を理解するための比較情報を含めると分析が深まります。

• レポートの目的を明確にする：「単なる報告」なのか「意思決定のための分析」なのか「今後の戦略立案のための提案」なのかを明確にすると、目的に合った内容になります。

• 求める成果物を具体的に：「具体的な改善提案を5つ含める」「データ可視化の案を含める」など、特に重視したい要素があれば明記しましょう。

活用例

田中さんは毎月の営業報告書の作成に3時間かけていましたが、このテンプレートを使うことで、基本構成と分析の下書きをAIに作成してもらい、それを確認・編集する形に変更しました。その結果、報告書作成時間を1時間に短縮できただけでなく、より分析的で有益なレポートになったと上司から評価されました。

カスタマイズ例

四半期財務レポート用にカスタマイズ

財務レポートでは、以下のように項目を変更します：

• 含めるべき内容：

  1. 四半期収支概要
  2. 予算比・前年同期比分析
  3. 主要コスト項目の推移と要因
  4. キャッシュフロー状況
  5. 財務リスクと対策

• データ・事実：

  • 売上高、売上総利益、営業利益、純利益などの財務指標
  • 各コストセンターの予算執行状況
  • 債権・債務の状況
  • 投資案件の進捗状況

マーケティング活動レポート用にカスタマイズ

マーケティングレポートでは、以下のように項目を変更します：

• 含めるべき内容：

  1. 主要KPI達成状況
  2. 施策別の効果分析
  3. 顧客インサイトと市場動向
  4. 競合動向分析
  5. 次期マーケティング施策提案

• データ・事実：

  • 集客数、コンバージョン率、顧客単価などのKPI
  • 各マーケティングチャネルのROI
  • 顧客満足度調査結果
  • 市場シェアの変動

追加プロンプト例（分析強化）

基本テンプレートで生成されたレポートに対して、さらに分析を深めたい場合の追加プロンプト：

上記のレポート内容について、以下の観点からさらに分析を深めてください：

1. 数値の背景にある要因の深掘り：特に[着目すべき数値]について、その背景要因を多角的に分析してください。

2. 長期トレンドとの関連：今回の結果が長期的なトレンドとどう関連しているか、今後の見通しも含めて分析してください。

3. 戦略的示唆：これらの分析結果から導き出される、具体的な戦略的示唆や行動提案を3〜5点提示してください。

データドリブンかつ実用的な分析を心がけてください。

次のセクションでは、メール作成・改善テンプレートについて解説します。