メール作成・改善テンプレート
このテンプレートは、日々の業務で多くの時間を費やすビジネスメールの作成や改善を効率化するためのものです。新規メールの作成だけでなく、既存メールの添削や改善にも活用できます。
テンプレートの使い方
- 下記のテンプレートをコピーします。
- 角括弧［］内の情報を、メールの内容や状況に合わせて置き換えます。
- 新規作成の場合は【含めるべき要点】を、既存メール改善の場合は【改善したいメール本文】を記述します。
- 完成したプロンプトを生成AIに入力します。
- 生成された内容を確認し、必要に応じて調整します。
テンプレート
【ビジネスメール作成支援】
以下の情報に基づいて、効果的なビジネスメールを作成（または改善）してください。
【基本情報】 ・送信先：[受信者の役職/立場。例：新規取引先の営業部長] ・関係性：[初対面/既存関係/社内など。例：先週の展示会で初めて名刺交換した方] ・目的：[依頼/報告/提案/お詫びなど。例：商品デモの日程調整の依頼] ・重要度：[高/中/低] ・希望する長さ：[簡潔/標準/詳細]
【含めるべき要点】（新規作成の場合）
[要点1。例：先週の展示会でのお話のお礼]
[要点2。例：商品Aのデモを行いたい旨]
[要点3。例：候補日時の提案（6/15午後または6/16午前）]
【改善したいメール本文】（既存メール改善の場合） [ここに改善したいメールの本文を貼り付け]
【改善の方向性】（既存メール改善の場合） ・[より丁寧に/より簡潔に/より説得力を持たせるなど。例：より丁寧で相手に配慮した表現に修正] ・[特に修正したい箇所や理由。例：冒頭の挨拶が硬すぎる印象がある]
【トーン】 ・[フォーマル/セミフォーマル/カジュアル] ・[直接的/間接的] ・[簡潔/詳細]
【特記事項】 ・[特に強調したいポイント。例：当社の製品が御社の課題解決に最適である理由] ・[避けるべき表現/アプローチ。例：押し売り感は出さないよう配慮] ・[追加の背景情報。例：先方は予算について慎重な様子だった]
【締め方】 ・[具体的なアクション要請/次のステップ。例：返信での日程確定をお願いする] ・[期限がある場合はその情報。例：今週中にご返答いただけると助かります]
プロフェッショナルで、目的に適したメールを作成（または改善）してください。
テンプレート活用のポイント
- 目的と関係性の明確化：メールの目的と相手との関係性を明確に伝えることで、適切なトーンや表現のメールが生成されやすくなります。
- 具体的な要点：新規作成の 場合、伝えたい要点を具体的にリストアップすると、内容の抜け漏れを防げます。
- 改善方向性の指定：既存メールの改善の場合、どこをどのように改善したいかを具体的に指示すると、より的確な修正案が得られます。
- 複数パターンの要求：「3つの異なる件名を提案してください」「2つの異なる言い回しでこの部分を表現してください」といった指示も有効です。
活用例
佐藤さんは営業担当として、展示会後の20社へのフォローアップメールに悩んでいました。このテンプレートを活用し、「展示会後のお礼と資料送付の案内」という目的で基本形を作成し、各社の状況に合わせて微調整することで、2時間で全てのメールを完成させることができました。以前は同様の作業に丸一日かかっていたため、大幅な時間短縮になりました。また、送ったメールの返信率も以前より15%向上しました。
カスタマイズ例
お詫びメール作成用
- 目的：製品の納期遅延に関するお詫び
- 関係性：既存顧客
- 含めるべき要点：お詫び、遅延理由、新しい納期、今後の対策
- トーン：非常にフォーマル、誠意が伝わるように
- 特記事項：具体的な遅延理由を簡潔に説明するが、言い訳がましくならないように
社内報告メール用
- 目的：プロジェクト進捗報告
- 送信先：上司、プロジェクトメンバー
- 含めるべき要点：現在の進捗状況、達成事項、課題、次のアクション
- トーン：セミフォーマル、簡潔かつ明確に
- 形式：箇条書きを多用し、一目で状況がわかるように
次のセクションでは、プレゼンテーション構成テンプレートについて解説します。