マニュアル・ガイド作成テンプレート
このテンプレートは、業務マニュアルや手順書、社内ガイドラインなど、わかりやすく実用的な文書を作成するのに役立ちます。AIを活用して構成案や文章を作成することで、マニュアル作成の時間を大幅に短縮できます。
テンプレートの使い方
- 下記のテンプレートをコピーします。
- 角括弧［］内の情報を、作成したいマニュアルの内容に合わせて置き換えます。
- マニュアルに含めるべき主要なプロセスや作業内容を具体的に記述します。
- 完成したプロンプトを生成AIに入力します。
- 生成されたマニュアル案を確認し、加筆修正や図・画像の追加を行います。
テンプレート
【マニュアル・ガイド作成支援】
以下の情報をもとに、使いやすく効果的なマニュアル/ガイドを作成してください。
【マニュアルの基本情報】 ・タイトル：[マニュアル/ガイドのタイトル。例：新社内システム「WorkFlow」操作マニュアル] ・目的：[このマニュアル/ガイドの主な目的。例：全社員が基本的なシステム操作を習得できるようにする] ・対象読者：[初心者/中級者/上級者、役割、前提知識。例：パソコン基本操作はできるが、新システムは未経験の一般社員] ・使用状況：[いつ、どのようにこのマニュアルが使用されるか。例：システム導入研修後の参照用、および日常業務での疑問解決時]
【内容要件】 ・カバーすべき主要プロセス/作業：
[プロセス/作業1。例：システムへのログインと基本画面操作]
[プロセス/作業2。例：申請書の作成と提出方法]
[プロセス/作業3。例：承認処理と差し戻し対応] ・含めるべき重要な注意事項/警告：[例：セッションタイムアウトの仕様、必須項目の入力忘れ防止] ・関連する背景知識/前提条件：[例：旧システムとの主な違い、組織承認フローの基本ルール]
【形式要件】 ・詳細度：[概要のみ/基本手順/詳細手順。例：基本的な操作は詳細な手順、応用操作は概要のみ] ・文体：[フォーマル/カジュアル。例：親しみやすいカジュアルな表現で、専門用語は最小限に] ・構造：[ステップバイステップ/リファレンス型/チュートリアル型。例：主要作業はステップバイステップ、補足情報はリファレンス型] ・視覚要素：[図表/スクリーンショット/フローチャートなどの活用方針。例：各操作ステップにスクリーンショット画像を添付]
【特記事項】 ・よくある質問/トラブル対応：[例：パスワードリセット方法、エラーメッセージ対応] ・別途参照すべき資料：[例：詳細設定マニュアル、管理者向けガイド] ・最新の変更点/注意点：[例：2023年5月のアップデートで変更された申請画面について]
明確で簡潔、かつ実用的なマニュアル/ガイドを作成してください。対象読者が必要な情報に素早くアクセスでき、確実に作業を完了できるような構成を心がけてください。 専門用語の使用は適切に抑え、必要に応じて用語解説を含めてください。各ステップは具体的なアクションとして記述し、可能な限り曖昧さを排除してください。
テンプレート活用のポイント
- 対象読者の明確化：誰のためのマニュアルなのかを明確にすると、適切な言葉遣いや詳細レベルが決まります。
- ステップバイステップ：作業手順を説明する場合、「まず〇〇をクリックし、次に△△を入力します」のように、具体的な手順を追って説明するよう指示すると分かりやすくなります。
- 視覚要素の活用：「各ステップには[画像挿入箇所]と記述してください」のように、後で画像を追加する前提で構成を依頼すると便利です。
- 専門用語の解説：専門用語が多い場合は、「専門用語集」を別途作成するよう依頼するか、本文中で注釈を入れるよう指示します。
- 更新の容易性：将来的な更新を見越して、モジュール化された構成や、バージョン管理しやすい形式を意識すると良いでしょう。
活用例
佐々木さんは総務部で、新しく導入された経費精算システムのマニュアル作成を担当することになりましたが、どのように作成すればよいか悩んでいました。このテンプレートを活用してマニュアルの構成と内容を整理したところ、利用者視点に立った実用的なマニュアルができました。特に「よくある間違いとその対処法」のセクションが好評で、導入後のヘルプデスク問い合わせが前回のシステム導入時と比較して60%減少しました。AIが基本的な構成と文章を作成してくれたため、佐々木さんはスクリーンショットの挿入や最終確認に集中でき、作成時間を大幅に短縮できました。
カスタマイズ例
新入社員向けオリエンテーションガイド
- 目的：新入社員が会社と業務の基本を理解する
- 対象読者：新入社員（社会人経験不問）
- 内容要件：会社概要、組織図、主要ルール、部署紹介、基本的な業務ツール紹介