AI活用計画ワークシート
このワークシートは、生成AIを業務に導入するための全体計画を立案するためのものです。現状の課題分析から、具体的な実装計画、必要なリソース、リスク管理まで、体系的に計画を立てることができます。
AI活用計画ワークシートの使い方
【手順1】基本情報の記入
まず、計画の基本情報を記入します。実際に計画を推進する部署や担当者を明確にしておくことが重要です。
■ 基本情報
会社名：
部署名：
計画作成者：
作成日：
【手順2】現状業務の課題分析
AIを活用することで解決したい業務課題を整理します。「どの業務にどんな課題があるか」「その課題がどのような影響を与えているか」を明確にし、優先度を付けます。
■ 現状業務の課題分析
1. 主要業務プロセスと課題（優先度：高・中・低）
| 業務プロセス | 現在の課題 | 課題の影響 | 優先度 |
|------------|----------|----------|-------|
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2. AI活用可能性の高い業務領域
| 業務領域 | 反復性 | 時間消費 | 創造性要求 | データ量 | AI活用可能性 |
|---------|-------|---------|----------|---------|------------|
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また、AI活用の可能性が高い業務を特定するために、各業務の特性（反復性、時間消費、創造性要求、データ量）を評価します。反復性が高く、時間がかかり、創造性をあまり必要としない業務はAI活用の効果が高い傾向があります。
【手順3】AI活用目標の設定
短期・中期・長期それぞれの目標を設定します。各目標には具体的な成功指標を設定することが重要です。「〇〇の業務時間を〇%削減する」「〇〇の品質を〇%向上させる」など、測定可能な形で記述しましょう。
■ AI活用目標設定
1. 短期目標（1-3ヶ月）
[具体的な目標]
成功指標：
2. 中期目標（3-6ヶ月）
[ 具体的な目標]
成功指標：
3. 長期目標（6-12ヶ月）
[具体的な目標]
成功指標：
【手順4】実装計画の立案
AIの導入を段階的に進めるための計画を立てます。多くの場合、以下のようなフェーズに分けて進めるとよいでしょう：
- フェーズ1：探索・実験（小規模な試行）
- フェーズ2：パイロット導入（限定的な本格導入）
- フェーズ3：本格導入・展開（組織全体への展開）
各フェーズで取り組む業務、使用するツール、参加メンバー、評価方法を具体的に計画します。
■ 実装計画
1. フェーズ1：探索・実験（期間： ～ ）
- 取り組む業務：
- 使用するAIツール：
- 参加メンバー：
- 評価方法：
2. フェーズ2：パイロット導入（期間： ～ ）
- 取り組む業務：
- 使用するAIツール：
- 参加メンバー：
- 評価方法：
3. フェ ーズ3：本格導入・展開（期間： ～ ）
- 取り組む業務：
- 使用するAIツール：
- 参加メンバー：
- 評価方法：
【手順5】推進体制と役割の明確化
AI活用を推進するための体制を整理します。責任者、コアメンバー、支援者・ステークホルダーを明確にし、それぞれの役割を定義します。特に、経営層の支援や専門知識を持つメンバーの参加が重要です。
■ 推進体制と役割
1. 責任者
- 氏名・役職：
- 役割：
2. コアメンバー
- メンバー1（氏名・役職）：[役割]
- メンバー2（氏名・役職）：[役割]
- メンバー3（氏名・役職）：[役割]
3. 支援者・ステークホルダー
- 支援者1（氏名・役職）：[期待する支援内容]
- 支援者2（氏名・役職）：[期待する支援内容]
- 支援者3（氏名・役職）：[期待する支援内容]
【手順6】必要リソースと予算の見積もり
導入に必要なリソースを洗い出します。以下のようなリソースが考えられます：
- ツール・サブスクリプション費用
- 人的リソース（時間）
- 研修・教育費用
- 外部コンサルティング費用（必要な場合）
■ 必要リソースと予算
1. ツール・サブスクリプション費用
- ツール名：[費用（月額/年額）]
- ツール名：[費用（月額/年額）]
2. 人的リソース
- 役割・氏名：[工数（時間/週または月）]
- 役割・氏名：[工数（時間/週または月）]
3. 研修・教育費用
- 研修内容：[対象者、費用]
- 研修内容：[対象者、費用]
4. その他費用
- 項目：[詳細、費用]
- 項目：[詳細、費用]
5. 総予算
- 初期投資：
- 運用コスト（月額）：
- 年間総コスト：
【手順7】リスク管理計画の策定
想定されるリスクを洗い出し、その影響度と発生確率を評価します。特に影響度と発生確率がともに高いリスクについては、具体的な対策を検討します。
■ リスク管理計画
| リスク | 影響度(高/中/低) | 発生確率(高/中/低) | 対策 |
|-------|----------------|-----------------|------|
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【手順8】進捗・効果測定計画の策定
導入効果を測定するための指標と方法を明確化します。定量指標（時間削減、コスト削減など）と定性指標（満足度、使いやすさなど）の両方を設定し、測定頻度と方法を決めておきます。
■ 進捗・効果測定計画
1. 定量指標
- 指標名：[測定方法、頻度、目標値]
- 指標名：[測定方法、頻度、目標値]
- 指標名：[測定方法、頻度、目標値]
2. 定性指標
- 指標名：[測定方法、頻度、目標状態]
- 指標名：[測定方法、頻度、目標状態]
- 指標名：[測定方法、頻度、目標状態]
3. レポーティング計画
- 報告先：[報告頻度、報告形式]
- 報告先：[報告頻度、報告形式]
AI活用計画ワークシートの記入例
以下は、営業部門で生成AIを活用するための計画例です：
【AI活用計画ワークシート】
■ 基本情報
会社名：○○商事株式会社
部署名：営業部
計画作成者：営業企画課 山田太郎
作成日：2023年7月1日
■ 現状業務の課題分析
1. 主要業務プロセスと課題（優先度：高・中・低）
| 業務プロセス | 現在の課題 | 課題の影響 | 優先度 |
|------------|----------|----------|-------|
| 提案書作成 | 作成に時間がかかる（1件3時間程度） | 提案件数の制約、残業増加 | 高 |
| 営業報告書 | フォーマットにばらつき、分析しづらい | 情報共有の非効率、傾向分析の困難 | 中 |
| 顧客対応メール | 返信に時間がかかる、担当者による品質差 | 顧客満足度低下、対応遅延 | 高 |
2. AI活用可能性の高い業務領域
| 業務領域 | 反復性 | 時間消費 | 創造性要求 | データ量 | AI活用可能性 |
|---------|-------|---------|----------|---------|------------|
| 提案書作成 | 高 | 高 | 中 | 高 | 高 |
| 営業報告書 | 高 | 中 | 低 | 高 | 高 |
| 顧客対応メール | 中 | 高 | 中 | 中 | 中 |
■ AI活用目標設定
1. 短期目標（1-3ヶ月）
提案書作成時間を50%短縮し、月間提案件数を20%増加させる
成功指標：提案書作成時間、月間提案件数
2. 中期目標（3-6ヶ月）
AIを活用した業務プロセスを営業部全体に展開し、部門全体の残業時間を30%削減する
成功指標：残業時間、AI活用率（部門内）
3. 長期目標（6-12ヶ月）
AIを活用した高度な顧客分析と提案最適化により、受注率を15%向上させる
成功指標：受注率、顧客満足度
■ 実装計画
1. フェーズ1：探索・実験（期間：7月〜8月）
- 取り組む業務：提案書作成の一部
- 使用するAIツール：ChatGPT Plus
- 参加メンバー：営業企画課3名、ベテラン営業1名
- 評価方法：時間計測、品質評価シート
2. フェーズ2：パイロット導入（期間：9月〜10月）
- 取り組む業務：提案書作成全般、営業報告書
- 使用するAIツール：ChatGPT Plus、Claude Pro
- 参加メンバー：営業第一チーム全員（8名）
- 評価方法：業務効率化指標、ユーザー満足度調査
3. フェーズ3：本格導入・展開（期間：11月〜翌年1月）
- 取り組む業務：提案書、営業報告書、顧客対応メール
- 使用するAIツール：全社契約のAIツール
- 参加メンバー：営業部全体（30名）
- 評価方法：KPI達成度、ROI分析
参考：効果的な計画立案のポイント
- 小さく始める：一度に全ての業務をAI化しようとせず、効果が出やすい業務から始めましょう。
- 段階的に進める：探索・実験 → パイロット導入 → 本格導入という段階を踏むことで、リスクを抑えながら進められます。
- 成功体験を重視：初期段階では、短期間で成果が見えやすい業務を選ぶことで、組織の理解と協力を得やすくなります。
- 人間とAIの適切な役割分担：AIに全て任せるのではなく、人間の強みとAIの強みを組み合わせた業務設計を考えましょう。
- 定期的な見直し：計画通りに進まない場合もあります。定期的に進捗を確認し、計画を柔軟に調整しましょう。
次のページでは、プロンプト開発ワークシートについて解説します。