ナレッジ管理テンプレート
ナレッジの整理・共有に役立つテンプレートです。社内の情報活用を効率化したい場合に活用してください。
4.2.1 業務マニュアル作成テンプレート
【業務マニュアル作成支援】
以下の情報をもとに、わかりやすい業務マニュアルを作成してください。
【業務概要】
・業務名：［業務名］
・目的：［業務の目的］
・対象者：［マニュアルの使用者（新人/経験者/管理者など）］
・必要知識レベル：［前提となる知識レベル］
【業務プロセス概要】
1. ［プロセスステップ1］
2. ［プロセスステップ2］
3. ［プロセスステップ3］
...
【重要ポイント】
・［注意点1］
・［注意点2］
・［よくある間違い］
【必要なツール/システム】
・［必要ツール1］：［用途・アクセス方法］
・［必 要ツール2］：［用途・アクセス方法］
【作成して欲しい内容】
1. 業務概要と目的の説明
2. 各プロセスステップの詳細手順（順を追った説明）
3. 画面イメージや操作説明（「図：［内容］」形式で示唆）
4. 注意点や例外的な状況への対応方法
5. トラブルシューティング（よくある問題と解決法）
6. 参照すべき関連資料やリソース
初めて業務を行う人でも理解できるよう、専門用語は最小限に抑え、必要な場合は解説を加えてください。具体例や図解の提案も含めると理解しやすいです。
使い方のポイント:
- 業務プロセスはできるだけ順序立てて記載しましょう
- 対象者のレベルを明確にすることで、適切な詳細度の説明が得られます
- 重要ポイントや注意点は、実際に発生したミスや課題から抽出すると実用的です
4.2.2 FAQ 作成テンプレート
【FAQ作成支援】
以下の情報をもとに、有用なFAQ（よくある質問と回答）集を作成してください。
【FAQ対象】
・対象サービス/製品：［サービス/製品名］
・対象ユーザー：［顧客/社内スタッフ/新人など］
・利用シーン：［いつ・どのようなときに参照されるか］
【既知の質問と回答】（既にある場合）
Q1: ［質問内容］
A1: ［回答内容］
Q2: ［質問内容］
A2: ［回答内容］
【よく発生する問題や疑問点】
・［問題/疑問点1］
・［問題/疑問点2］
・［問題/疑問点3］
【重要な注意事項やルール】
・［注意事項1］
・［注意事項2］
【作成して欲しい内容】
1. 追加すべき想定質問のリスト（上記以外に想定される質問）
2. 各質問に対する明確で簡潔な回答
3. カテゴリー分けと構造化提案
4. 特に重要な質問のハイライト
対象ユーザーが理解しやすい言葉遣いで、かつ正確な情報を提供する回答を作成してください。専門用語が必要な場合は、簡単な説明も加えてください。
使い方のポイント:
- 既に把握している質問と回答があれば記載すると、類似のトーンやスタイルで追加の FAQ が作成されます
- 実際に顧客から寄せられる質問や、現場で実際に発生している問題を記載すると実用的です
- FAQ 作成後は、実際のユーザーフィードバックを元に定期的に更新することが重要です
4.2.3 専門知識の説明資料作成テンプレート
【専門知識の説明資料作成】
以下の情報をもとに、専門知識をわかりやすく説明する資料を作成してください。
【説明したい専門知識】
・テーマ/概念：［専門知識のテーマ］
・専門レベル：［初心者向け/実務者向け/専門家向け］
・必要性/背景：［なぜこの知識が必要か、どのような場面で使われるか］
【対象読者】
・想定読者：［誰に向けた説明か］
・読者の前提知識：［読者が既に持っていると想定される知識］
・読者の関心/ニーズ：［読者が特に知りたいと思う点］
【説明に含めるべき要素】
・［重要な概念1］
・［重要な概念2］
・［重要な用語や定義］
・［具体的な事例や適用例］
【作成して欲しい内容】
1. 概念の概要説明（100-200字程度の要約）
2. 基本的な原理や仕組みのわかりやすい解説
3. 重要ポイントの詳細説明
4. 実務での活用方法や具体例
5. よくある誤解や注意点
専門用語は必要最小限にし、必要な場合は平易な言葉で補足説明してください。比喩やたとえ話、図解の提案なども含めると理解しやすくなります。
使い方のポイント:
- 対象読者のレベルや前提知識を具体的に記載することで、適切な難易度の説明が得られます
- 実務での活用例や具体的なシナリオを求めると、より実用的な説明になります
- 専門知識を伝える際には、比喩や例え話を使った説明も有効です