顧客コミュニケーションテンプレート
顧客とのコミュニケーションを効率化・最適化するためのテンプレートです。
4.3.1 顧客対応メールテンプレート
【顧客対応メール作成支援】
以下の情報をもとに、適切な顧客対応メールを作成してください。
【基本情報】
・対応目的：［問い合わせ返信/提案フォロー/クレーム対応/etc］
・顧客情報：［業種/規模/役職など］
・関係性：［新規/既存顧客、関係の深さ］
・前回のやり取り：［前回のコミュニケーション内容や日時］
【対応内容】
・顧客からの要件：［質問/要望/クレームの内容］
・提供すべき情報：［回答/提案/お詫びなどの要点］
・アクションプラン：［今後の対応や次のステップ］
【コミュニケーション方針】
・トーン：［フォーマル/カジュアル、丁寧さの度合い］
・重視すべき点：［迅速性/正確性/誠実さ/提案力など］
・避けるべき表現：［使用を避けたい言葉や印象］
【作成して欲しい内容】
1. 適切な件名
2. 丁寧な挨拶と前回コミュニケーションへの言及
3. 明確かつ簡潔な本文（要点を整理）
4. 具体的なアクションプランや次のステップ
5. 適切な締めくくりと署名
相手に誠意が伝わり、かつ必要な情報が明確に伝わるメール文面を作成してください。
使い方のポイント:
- 顧客との関係性や前回のやり取りを具体的に記載することで、一貫性のあるコミュニケーションが実現します
- 対応内容は、事実に基づいて正確に記載しましょう
- クレーム対応の場合は、誠意を示す表現や具体的な改善策が重要です
4.3.2 議事録作成テンプレート
【議事録作成支援】
以下の会議メモをもとに、構造化された明確な議事録を作成してください。
【会議基本情報】
・会議名：［会議名］
・日時：［日付と時間］
・場所：［場所/オンラインツール］
・参加者：［氏名と役職］
・欠席者：［氏名と役職］
・記録者：［議事録作成者名］
【会議の目的】
［会議の主な目的］
【会議メモ】
［会議中のメモ、発言、決定事項などの断片的なメモを貼り付け］
【作成して欲しい内容】
1. 簡潔な会議概要（100字程度）
2. 議題ごとの議論内容（要点を箇条書き）
3. 決定事項の明確なリスト
4. アクションアイテム（担当者と期日を明記）
5. 次回会議の予定（日時、場所、主な議題）
簡潔かつ明確で、会議に参加していない人にも内容が伝わる議事録を作成してくだ さい。特に、決定事項とアクションアイテムは明確に区別してください。
使い方のポイント:
- 会議メモは、思いついた順や話した順で構いません。AI が整理して構造化してくれます
- 決定事項やアクションアイテムを特に重視してメモしておくと、より正確な議事録になります
- 専門用語や略語がある場合は、必要に応じて説明を加えてもらうよう指示すると良いでしょう
4.3.3 顧客向けプレゼン資料作成テンプレート
【顧客向けプレゼン資料作成支援】
以下の情報をもとに、説得力のある顧客向けプレゼンテーション資料の構成と内容を提案してください。
【プレゼンテーション基本情報】
・タイトル：［プレゼンのタイトル］
・目的：［提案/報告/教育など］
・対象顧客：［業種、役職、人数など］
・時間：［予定時間］
・場所：［対面/オンライン］
【提案/報告内容】
・主要メッセージ：［最も伝えたいこと］
・主な項目：
1. ［項目1］
2. ［項目2］
3. ［項目3］
・セールスポイント：［特に強調したい価値や特徴］
・想定される質問/懸念点：［顧客が持ちそうな疑問や心配］
【表現方針】
・専門用語：［多用/適度/最小限］
・希望する印象：［信頼性/革新性/実績/など］
・視覚要素：［データ重視/事例重視/比較重視など］
【作成して欲しい内容】
1. プレゼン全体の構成と流れ（各スライドの目的）
2. 各スライドの内容案と主要メッセージ
3. 効果的な視覚要素の提案（グラフ、表、図解など）
4. 印象に残るオープニングとクロージングの案
5. 想定質問への回答準備
顧客の立場や関心事を考慮した、インパクトがあり、かつ説得力のあるプレゼンテーション案を作成してください。
使い方のポイント:
- 対象顧客の特性（業界知識、関心事、決定権など）を具体的に記載すると、より適切な提案が得られます
- 時間制約を明確にすると、その時間内に収まる適切な内容量が提案されます
- 顧客の懸念点や質問を予測して記載しておくと、それらに対応する内容が盛り込まれます