重点活用領域：顧客コミュニケーション

サービス業の根幹である顧客とのコミュニケーションを、生成AIでサポートすることで効率化と品質向上が実現します。

3.3.1 メール・報告書作成支援

現状の課題:

• 顧客への定型連絡やレポート作成に多くの時間を要する
• 担当者による文章品質のばらつきがある
• 適切な表現や構成を考えるのに時間がかかる

生成AIの活用方法:

1. 目的別メールテンプレート生成

   • 案件状況報告、提案フォロー、問い合わせ返信など目的別の文面生成
   • 顧客タイプや関係性に応じたトーン調整

2. 定期報告書の効率的作成

   • 進捗状況や成果データをもとにした報告書の自動生成
   • 定型フォーマットへの効率的な情報入力

3. 文章の品質向上支援

   • 既存文章のブラッシュアップや表現改善
   • 説明不足箇所の特定と補足内容の提案

活用のポイント:

• 顧客との関係性や過去のやり取りの文脈をプロンプトに含める
• 企業として適切な表現やトーンのガイドラインを設定する
• 定型文と個別カスタマイズ部分を明確に区別する

期待される効果:

• メール・報告書作成時間の40-60%削減
• コミュニケーション品質の均一化と向上
• 顧客満足度と信頼関係の強化

3.3.2 議事録作成・要点抽出

現状の課題:

• 会議中にメモを取りながら議論に参加するのが難しい
• 議事録作成に多くの時間を費やしている
• 重要ポイントや決定事項を漏れなく記録するのが大変

生成AIの活用方法:

1. 議事録のテンプレート生成

   • 会議の目的や参加者情報をもとにした最適な議事録フォーマットの作成
   • 必要な項目漏れを防ぐ構造化された枠組み提供

2. 会議メモからの構造化議事録作成

   • 断片的なメモから、整理された議事録への変換
   • 時系列や議題別の整理と構造化

3. 決定事項・アクションアイテムの抽出

   • 会議内容から、決定事項や次のアクションを明確に抽出
   • 担当者・期限などの要素を漏れなく整理

活用のポイント:

• 会議の種類（定例会議・プロジェクト会議・クライアントミーティングなど）を明示する
• 重視すべき情報の種類をプロンプトで指定する
• 議事録は参加者に共有し、内容確認と修正を行う

期待される効果:

• 議事録作成時間の60-80%削減
• 重要ポイントの見落とし防止と質の均一化
• 会議への積極的参加と議論の質向上（メモ取りに集中しなくて済むため）

3.3.3 プレゼン資料作成効率化

現状の課題:

• 見やすく説得力のあるプレゼン資料作成に時間がかかる
• スライドの構成や内容の検討に多くの労力を要する
• 聞き手に合わせた表現の最適化が難しい

生成AIの活用方法:

1. 目的別プレゼン構成の設計

   • 提案、報告、教育など目的に応じた最適なプレゼン構造の提案
   • 聞き手の特性に合わせた内容の組み立て

2. スライド別コンテンツ案の作成

   • 各スライドの見出し、本文、構成要素の提案
   • 訴求ポイントの優先順位付けと強調方法

3. 説得力を高める表現の提案

   • データの効果的な見せ方や例示方法の提案
   • 記憶に残るキーフレーズやアナロジーの生成

活用のポイント:

• プレゼンの目的、対象者、時間制約を明確に指定する
• 含めるべき必須情報とメッセージを明示する
• デザイン面は人間が調整し、視覚的な訴求力を高める

期待される効果:

• プレゼン資料作成時間の30-50%削減
• 伝えたいメッセージの明確化と構造化
• プレゼンの訴求力・説得力向上