バックオフィス業務のためのテンプレート

3.5.1 業務マニュアル作成プロンプト

【業務マニュアル作成支援】

以下の情報をもとに、[業務名]の業務マニュアルを作成してください。

【基本情報】
・業務名：[マニュアル化する業務名]
・対象読者：[マニュアルの利用者（新人/アルバイト/正社員など）]
・目的：[スキル習得/標準化/効率化など]

【業務の概要】
・業務の目的：[なぜその業務が必要か]
・実施頻度：[毎日/週次/月次/不定期]
・所要時間：[標準的な作業時間]
・前提条件：[必要な権限/ツール/準備など]

【業務プロセス】
[主要なステップを順に箇条書きで記載]
1. [ステップ1]
2. [ステップ2]
3. [ステップ3]
...

【詳細手順】
[各ステップの詳細。操作手順や判断基準など]
・[ステップ1の詳細]
・[ステップ2の詳細]
・[ステップ3の詳細]
...

【注意点・ポイント】
・[失敗しやすいポイント]
・[効率化のコツ]
・[品質を保つためのチェックポイント]

【関連情報】
・関連ツール：[使用するシステム/機器/ツール]
・参照資料：[関連マニュアル/ルール]
・問い合わせ先：[不明点の問い合わせ先]

初めて業務を行う人でも理解できるよう、専門用語の使用を最小限にし、
具体的な例や図解の説明を含めた、実用的なマニュアルを作成してください。
特に重要なポイントや間違いやすい箇所は強調して記載してください。

使用例: レジ操作、商品陳列、棚卸し、発注作業など様々な店舗業務のマニュアル作成に使用します。標準化された手順を効率的にドキュメント化できます。

効果:

• マニュアル作成にかかる時間と労力を大幅に削減できる
• 一貫性があり、実用的なマニュアルが作成できる
• スタッフ教育や業務標準化の効率が向上する

3.5.2 報告書・議事録作成プロンプト

【報告書・議事録作成支援】

以下の情報をもとに、[報告書/議事録]を作成してください。

【基本情報】
・種類：[日報/週報/月報/会議議事録など]
・タイトル：[報告書/会議の名称]
・日時：[実施日時/対象期間]
・作成者：[報告者/議事録作成者]
・関係者：[報告先/会議参加者]

【内容メモ/要点】
[以下に要点を箇条書きまたはメモ形式で記載]
・[要点1]
・[要点2]
・[要点3]
...

【重要事項】
・決定事項：[決まったこと]
・保留事項：[継続検討事項]
・アクションアイテム：[誰が何をいつまでにすべきか]

【補足情報】
・背景情報：[関連する過去の経緯/文脈]
・参照データ：[関連する数値/資料]
・特記事項：[特に強調したいポイント]

【報告書/議事録の形式】
・構成：[サマリー/詳細/添付資料など]
・詳細度：[概要のみ/詳細記録]
・文体：[簡潔/詳細/フォーマルなど]

簡潔かつ明確で、要点が伝わりやすい報告書/議事録を作成してください。
特に決定事項とアクションアイテムが一目でわかるように強調してください。
必要に応じて、項目ごとに小見出しを付けるなど、読みやすさを工夫してください。

使用例: 日報・週報・月報の作成、会議議事録の作成、進捗報告書の作成などに使用します。メモやポイントを入力するだけで、構造化された報告書を効率的に作成できます。

効果:

• 報告書作成の時間を大幅に削減できる
• 重要ポイントが整理された、読みやすい文書になる
• 一貫性のある報告様式で情報共有の質が向上する

3.5.3 スタッフ研修資料作成プロンプト

【スタッフ研修資料作成支援】

以下の情報をもとに、[研修テーマ]のスタッフ研修資料を作成してください。

【基本情報】
・研修テーマ：[研修の主題]
・対象者：[新人/アルバイト/正社員/管理職など]
・人数規模：[参加予定人数]
・研修時間：[予定時間]
・研修形式：[座学/実技/ワークショップなど]

【研修の目的】
・習得してほしい知識：[理解すべき内容]
・身につけてほしいスキル：[実践できるようになること]
・意識してほしい姿勢：[気持ち/マインドセット]

【研修内容の要点】
[以下に含めるべき内容の要点を箇条書きで記載]
・[要点1]
・[要点2]
・[要点3]
...

【実施方法】
・導入部分：[研修の目的/重要性の説明]
・説明パート：[主要な知識/情報の伝達方法]
・実践パート：[演習/ロールプレイの内容]
・確認テスト：[理解度確認の方法]

【受講者特性】
・前提知識：[参加者が持っている知識/経験]
・予想される反応：[抵抗感/関心事など]
・動機付けのポイント：[研修へのモチベーション]

【資料形式】
・内容：[スライド/テキスト/配布資料など]
・視覚資料：[図表/写真/動画など]
・参加型要素：[質問/グループワークなど]

実践的で理解しやすい研修資料を作成してください。
理論だけでなく、具体例や現場での応用例を多く含め、
参加者が積極的に学べる工夫を盛り込んでください。

使用例: 接客研修、商品知識研修、VMD（ビジュアルマーチャンダイジング）研修、コンプライアンス研修などの資料作成に使用します。効果的な研修プログラムと資料を効率的に作成できます。

効果:

• 研修資料作成の時間と労力を大幅に削減できる
• 体系的で効果的な研修内容を設計できる
• 受講者の特性を考慮した、理解しやすい資料になる