バックオフィス業務での活用
2.5.1 業務マニュアル・報告書作成
[活用シーン] 業務マニュアルの作成や更新、日報・週報・月報などの報告書作成に活用できます。
[具体的な活用方法]
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業務マニュアルの作成 各種業務手順のマニュアルを作成・更新できます。
以下の情報をもとに、レジ業務の詳細マニュアルを作成してください。
【基本情報】
・対象：アパレルショップのレジ担当者（アルバイト・パート含む）
・使用レジ：スマートレジ（タッチパネル式）
・決済方法：現金、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済
【マニュアルに含めるべき内容】
1. 開店時の準備（レジ点検、釣銭準備など）
2. 基本的な会計手順
3. 各種決済方法の処理手順
4. 返品・交換の対応
5. 商品券・クーポン処理
6. 会員登録・ポイント付与
7. レジ周りの整理整頓
8. トラブル対応（機器故障、操作ミスなど）
9. 閉店時の締め作業
【特記事項】
・会員登録の推進が重要施策
・レシートは必ず手渡しする
・高額紙幣（1万円以上）の受け取り時は必ず確認する
・混雑時の効率的な対応方法も含める
初めてレジに立つスタッフでも理解できるよう、専門用語を避け、具体的な手順を
ステップバイステップで説明してください。また、よくあるミスや注意点も含めると良いです。 -
日報・週報の作成支援 日々の業務報告をまとめる際の支援を受けられます。
以下のメモをもとに、店長向けの日報を作成してください。
【日付】2023年7月15日（土）
【メモ内容】
- 天気：晴れ、気温32度
- 来店客数：約350名（前週比115%、前年比108%）
- 売上：48.2万円（目標比102%、前週比110%、前年比105%）
- 客単価：1,377円（前週比96%）
- 新商品Aシリーズ好調、特に赤色が人気
- 午後3時頃に混雑、レジ待ち発生（約5分）
- 顧客から商品Bの入荷予定について複数問い合わせあり
- アルバイトCさん遅刻（電車遅延）
- ワゴンセール品の消化率75%、明日で終了予定
- 夕方、近隣店舗からの問い合わせ電話（商品在庫確認）
- 閉店後、新規ディスプレイ作成（約1時間）
【日報の構成】
1. 売上概況
2. 商品動向（良かった商品、苦戦している商品）
3. 特記事項（顧客の反応、店舗運営上の出来事など）
4. 明日の課題・対策
店長が状況を正確に把握できるよう、簡潔かつ具体的にまとめてください。
特に売上に影響する要素と、対応が必要な事項を明確にしてください。 -
各種申請書・企画書の作成 社内向けの申請書や企画書の作成を効率化できます 。
以下の情報をもとに、店舗改装企画書を作成してください。
【企画概要】
・店舗名：セレクトショップ「モダン」
・立地：駅前商店街
・営業年数：開店から8年経過
・前回改装：5年前（部分改装）
・売場面積：約120㎡
【改装の目的】
・店舗イメージの刷新
・顧客導線の改善
・新規ブランド導入のためのスペース確保
・照明の省エネ化
【改装内容】
・エントランス付近のディスプレイスペース拡大
・レジカウンターの移設（奥から手前に）
・試着室の増設（2室→3室）
・照明のLED化と配置変更
・壁面什器の更新
・フローリングの張替え
・ブランドごとのゾーニング明確化
【予算】
・希望予算：800万円
・内訳：
- 什器・備品：350万円
- 内装工事：300万円
- 照明：100万円
- その他：50万円
【スケジュール案】
・企画承認：8月中
・設計・業者選定：9月
・工事実施：10月下旬（3日間の休業）
・リニューアルオープン：11月1日
【期待される効果】
・客数10%増加
・客単価5%向上
・新規顧客層（20代後半〜30代前半女性）の取り込み
・電気代の削減
以下の構成で企画書を作成してください：
1. 企画概要（目的・背景）
2. 現状の課題と改装により解決すべきポイント
3. 具体的な改装内容と狙い
4. 予算計画
5. スケジュール
6. 期待される効果と投資回収見込み
7. 実施体制と役割分担
説得力があり、具体的なビジョンが伝わる企画書にしてください。
[効果]
- 各種マニュアルや報告書の作成時間を大幅に短縮できる
- 文書の質と一貫性が向上する
- 定型的な書類作成から創造的な業務へ時間を振り向けられる
2.5.2 ミーティ ング効率化
[活用シーン] 会議の準備、議事録作成、フォローアップなどに活用できます。
[具体的な活用方法]
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会議アジェンダの作成 効率的な会議進行のためのアジェンダを作成できます。
以下の情報をもとに、週次店舗ミーティングのアジェンダを作成してください。
【基本情報】
・会議名：週次店舗運営ミーティング
・日時：2023年7月17日（月）9:00-10:30
・場所：店舗バックヤード会議スペース
・参加者：店長、副店長、各部門リーダー（計6名）
【検討すべき議題】
・先週の売上振り返り（実績vs目標）
・今週の販売目標と重点商品
・夏物商品の在庫消化状況
・8月の販促キャンペーン詳細確認
・人員シフトの調整（夏季休暇対応）
・レジ横ディスプレイの変更案
・新人スタッフのトレーニング進捗
・顧客からのクレーム報告（2件）
【タイムマネジメント】
・全体で90分以内に収める
・各議題の優先度に応じて時間配分
・議論より決定事項の確認を重視
以下の要素を含むアジェンダを作成してください：
1. タイムテーブル（議題ごとの時間配分）
2. 各議題の目的（情報共有/議論/決定など）
3. 議題ごとの担当者
4. 必要な準備物・資料
5. 決定が必要な項目の明示
参加者が事前準備しやすく、会議が効率的に進行できるアジェンダにしてください。 -
議事録の作成 会議内容をまとめた議事録を効率的に作成できます。
以下のメモをもとに、販促会議の議事録を作成してください。
【会議概要】
・会議名：8月販促キャンペーン企画会議
・日時：2023年7月10日（月）14:00-15:30
・参加者：マーケティング部門3名、販売部門2名、商品部門1名
【議事メモ】
- 鈴木から8月の売上目標の説明：前年比105%の3,200万円
- 山田から夏物最終処分セールの提案
→ 8/1〜8/15、最大50%OFF
→ 早期処分でセール商品の鮮度を保つ
- 田中から異議：お盆期間は客足が減るため、時期の再検討が必要
- 佐藤から対案：8/5〜8/20に変更し、 お盆明けの集客も狙う
→ この案で合意
- 高橋からセール告知方法の説明
→ DM、メルマガ、SNS、店頭POPの4本柱
→ DMは先行告知（8/3発送）
- 伊藤から新企画の提案：「夏の思い出フォトコンテスト」
→ 当店商品を使った夏の写真をSNSで募集
→ 優秀作品に商品券プレゼント
→ 予算2万円で実施可能
→ SNS拡散効果を期待
→ 全員賛成で採用決定
- セールのテーマカラーを「マリンブルー」に決定
- POPデザイン案を3案から1案に絞り込み
- DMの発送リストは田中が7/20までに更新
- 次回は7/24に進捗確認会議を実施
【議事録形式】
1. 会議概要（日時、参加者、目的）
2. 議題ごとの主な議論内容
3. 決定事項（箇条書き）
4. アクションアイテム（担当者と期限を明記）
5. 次回会議予定
簡潔で要点が明確な議事録を作成してください。特に、決定事項とアクションアイテムが
一目でわかるようにしてください。 -
フォローアップ事項の整理 会議後のフォロー アップ事項をまとめたリマインダーを作成できます。
以下の会議決定事項をもとに、各担当者へのフォローアップリマインダーメールを作成してください。
【会議情報】
・会議名：秋物商品導入会議
・実施日：2023年7月14日
・次回会議：2023年7月28日
【担当者と担当事項】
1. 鈴木さん（商品部）
- 秋物新商品30アイテムのリスト化（7/21締切）
- メーカーへの発注数量確定（7/25締切）
2. 佐藤さん（販売部）
- 秋物商品の売場レイアウト案作成（7/24締切）
- 販売スタッフ向け商品研修の日程調整（7/22締切）
3. 高橋さん（マーケティング部）
- 秋物商品のキャッチコピー案作成（7/20締切）
- SNS投稿計画の立案（7/26締切）
【リマインダーメールの内容】
・先日の会議のお礼と決定事項の確認
・各担当者の担当事項と期限の明示
・次回会議までに完了すべき事項の強調
・質問・不明点があれば連絡するよう促す文言
・次回会議の日時と場所の通知
フレンドリーながらもビジネスライクな文体で、期限を明確に伝えるメールを作成してください。
タイトルと本文を作成してください。
[効果]
- 会議準備や議事録作成の工数を削減できる
- 議論の整理と意思決定の質が向上する
- フォローアップも確実に行えるようになり、業務効率が上がる